Objetivo
El Programa de Recursos Financieros tiene los siguientes objetivos: disponer de los recursos financieros aprobados y satisfacer las necesidades de las Unidades Responsables de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos (CNDH); concertar la estructura programática y el proyecto de presupuesto 2007 para enviarlo a la Cámara de Diputados del Congreso de la Unión, y presentar oportunamente a las instancias revisoras los informes sobre los resultados de la gestión institucional.
Conforme a estos objetivos, del 1 de enero al 31 de diciembre de 2006 se desarrollaron diversas acciones para cumplir con las metas establecidas.
Acciones realizadas
En el transcurso del periodo señalado se realizaron las actividades relacionadas con los procesos de trabajo en los que se basa la operación de la Dirección General de Finanzas. Entre ellas destacan los trámites de 59 cuentas por liquidar certificadas ante la Tesorería de la Federación, a través de las cuales se obtuvieron los recursos presupuestarios aprobados a la CNDH.
Asimismo, se revisaron y recibieron en la Ventanilla Única de la Dirección General de Finanzas el 100 % de 8,200 órdenes de pago presentadas por las Unidades Responsables, equivalentes a 4,275 pagos con cheque y 5,245 transferencias electrónicas, que en total representan 9,520 pagos, cuyo trámite se efectuó en un tiempo promedio no mayor de tres días hábiles.
Como complemento necesario a lo anterior se realizaron los pagos a todos los proveedores de bienes y servicios. Con ello se cubrieron las necesidades derivadas de la operación institucional, mediante la emisión de cheques nominativos o transferencias electrónicas, por lo cual, durante este periodo se realizaron en total 231 registros de posición bancaria, para conocer la disponibilidad financiera diaria de la CNDH al concluir las actividades de cada día hábil.
Mediante la operación de los sistemas de información disponibles, se llevó a cabo el registro y seguimiento del gasto ejercido, a efecto de mantener el control del ejercicio de los recursos aprobados, cumplir con el calendario de gasto autorizado y generar los elementos necesarios para informar al respecto a las instancias revisoras.
En este sentido, es necesario mencionar que al cierre del cuarto trimestre la Ofi cialía Mayor se propuso como meta el ejercicio del 100 % del presupuesto anual modificado que le fue autorizado; a diciembre del año en curso, en cifras preliminares, ejerció el 100 % de dicho presupuesto, y el 100 % de estos recursos respecto al presupuesto programado.
En materia de contabilidad se desarrollaron diversas actividades para efectuar los registros contables de las operaciones presupuestarias y financieras; conservar, custodiar y administrar la documentación comprobatoria y justificativa del gasto de la CNDH en el archivo contable de la Dirección General de Finanzas; integrar la información relacionada con la situación fiscal, así como la necesaria para someter a revisión los estados financieros del ejercicio fiscal 2006, los cuales serán dictaminados por auditores externos durante el primer semestre de 2007.
Asimismo, se integró y proporcionó con oportunidad la información programática, presupuestaria, financiera y contable relativa al ejercicio fiscal de 2006, solicitada por los órganos fiscalizadores para satisfacer los requerimientos relacionados con las auditorías practicadas en estos renglones a la Dirección General de Finanzas, tanto por el Órgano Interno de Control como por la Auditoria Superior de la Federación, así como por despachos de auditores externos, cuyas observaciones y recomendaciones se han atendido y solventado en su mayoría.
En el periodo enero-diciembre del presente ejercicio se llevó a cabo el seguimiento programático institucional, por medio de la recepción, análisis e integración mensual de la información sobre avance físico de metas de las Unidades Responsables, cuyos indicadores se encuentran registrados en la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP). De estos avances también se informó al Órgano Interno de Control y a la Dirección General de Planeación y Análisis, y se efectuaron los registros respectivos en el sistema de información que administra y controla la SHCP.
Entre julio y septiembre del año en curso se revisó y definió con las Unidades Responsables todo lo relacionado con sus programas, indicadores y metas, así como con su anteproyecto de presupuesto para el ejercicio fiscal 2007. Lo anterior dio como resultado la concertación respectiva con base en la cual se integró y registró la estructura programática institucional en el sistema de información de la SHCP. Asimismo, se elaboró la estrategia programática y la exposición de motivos del proyecto de presupuesto de la CNDH para al ejercicio fiscal antes señalado y, en su oportunidad, se presentaron a la instancia respectiva.
En lo que se refiere a la regulación del ejercicio de los recursos financieros, se actualizaron los Manuales de Políticas y Procedimientos de Ingresos y de Egresos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, con objeto de establecer las políticas que regulen el ejercicio, registro, seguimiento y control del presupuesto de las Unidades Responsables, relacionados con la autorización y comprobación de los gastos efectuados en los rubros de viáticos, gastos a reserva de comprobar y fondo revolvente, entre otros, en forma eficiente, transparente y homogénea. Res pec to del Manual de Egresos con vigencia del 1 de julio de 2006, se simplificaron los trámites de autorización y comprobación del gasto de las Unidades Responsables.
Asimismo, se elaboró el Manual de Políticas y Procedimientos para la Guarda, Custodia, Conservación y Baja del Archivo Contable de la CNDH, con objeto de asegurar la conservación y custodia de los documentos comprobatorios y justificativos del ingreso y gasto de la Comisión, bajo criterios uniformes para su localización durante el tiempo que las disposiciones normativas establezcan.
Derivado de la emisión de la nueva Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento, se actualizó el Manual de Políticas y Procedimientos de Egresos, el cual entró en vigor el 1 de diciembre del presente año, con el propósito de actualizar las disposiciones normativas en materia financiera de este Organismo.
Con respecto a la certificación de la Dirección General de Finanzas, en la Norma ISO 9001:2000 “Sistema de Gestión de la Calidad” (SGC), se llevó a cabo el seguimiento de las acciones derivadas de la revisión por la Dirección, así como la solventación de las no conformidades y observaciones de la auditoría interna, realizadas en el mes de junio de 2006.
Como parte de las acciones se revisaron las Cartas Proceso en donde se identificaron los proveedores e insumos, así como productos y servicios, lo que permitió modificar los indicadores de los procesos de Egresos y de Regulación Financiera, así como complementar las Cartas de los procesos de Programación y Evaluación y de Ingresos. Se revisaron los procedimientos de Egresos y de Tesorería para su actualización, conforme a los avances de la automatización de los trámites con el Sistema Integral de Administración de Recursos Financieros (SIARF); asimismo, se actualizaron los procedimientos de Elaboración de la Normatividad en Materia Financiera de la Comisión, y el de Programación y Evaluación.
Se puso en práctica el Procedimiento de Producto No Conforme, mediante el Historial de Observaciones, que tiene como finalidad medir los procesos en sus fases intermedias y generar una cultura de medición, para identificar las áreas de mejora de los procesos, así como el desempeño laboral de los servidores públicos que participan en estos procesos.
Con la finalidad de conocer la madurez del SGC y preparar la primera auditoría de seguimiento, se llevó a cabo, en noviembre, una auditoría interna coordinada por un auditor externo, la cual contribuyó a la formación de auditores internos de la Dirección General y ubicar las áreas de oportunidad para estar en mejores condiciones de enfrentar la auditoría por parte del organismo certificador.
Asimismo, en noviembre se aplicó la “Encuesta de Satisfacción de Usuarios” a los Coordinadores Administrativos, proveedores y servidores públicos de la CNDH, para conocer la percepción que se tiene de la prestación de los servicios de esta Dirección General.
Se llevó a cabo el análisis de los datos aportados por el cumplimiento de los Objetivos de Calidad; Indicadores de los procesos; Producto No Conforme; Acciones Correctivas y Preventivas, así como los resultados de la “Encuesta de Satisfacción de Usuarios”, insumos con los que se elaboró el Informe de Revisión por la Dirección.
Antes de la primera auditoría de seguimiento se revisaron y modificaron los siguientes documentos del SGC: Manual de la Calidad; Cartas Proceso de Ingresos, Egresos, Programación y Evaluación, y de Regulación Financiera; Procedimientos de Presupuesto, Tesorería y de Programación y Evaluación, así como el Procedimiento para la Elaboración y Actualización de la Normatividad en Materia Financiera de la CNDH; los procedimientos del SGC de Control de Documentos; Control de Registro, Acciones Preventivas, Acciones Correctivas, Producto No Conforme y de Auditorías Internas.
En noviembre se realizó la Revisión por la Dirección, presidida por el Director General de Finanzas, en la cual se señalaron las acciones que deberán ponerse en práctica para la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad.
El 4 y 5 de diciembre de 2006 se llevó a cabo la primera auditoría de seguimiento, por parte del organismo certificador Aenorméxico, con resultados satisfactorios, ya que no se encontraron No Conformidades, únicamente se levantaron cinco observaciones, con lo que, en forma automática, se ratifica el certificado, por encontrar el Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección General de Finanzas funcionando en forma adecuada y con acciones de mejora implementadas.
A partir de esta fecha se da seguimiento a las acciones derivadas de la Revisión por la Dirección, así como la atención de las observaciones de la primera auditoria de seguimiento.
Se continúa trabajando en la implantación de la documentación para la ampliación del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad con las tres Direcciones Generales Adjuntas de la Oficialía Mayor, con el propósito de implantar el SGC a principios del año 2007.
Para cumplir con la meta relativa a la presentación de los informes de resultados, a partir de la información programática, presupuestaria, financiera y contable generada por la Dirección General de Finanzas, se formularon los 10 informes programados, mismos que a continuación se mencionan:
El Informe de la Cuenta de la Hacienda Pública Federal correspondiente al ejercicio fiscal 2005; el Informe de la Cuenta Pública al primer semestre de 2006; los Informes Trimestrales referidos a la Situación Económica, las Finanzas Públicas y la Deuda Pública, al cuarto trimestre de 2005 y al primero, segundo y tercer trimestres de 2006, así como los Informes correspondientes a los mismos periodos, para cumplir con lo dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Estos informes se presentaron a las instancias respectivas con toda oportunidad, para dar a conocer los resultados de la gestión institucional.